Política de privacidad de Licencia.ai
Última actualización: 15 de octubre de 2026
En Licencia.ai tratamos los datos personales para gestionar nuestras relaciones con usuarios y clientes y prestar una plataforma de asistencia mediante inteligencia artificial para profesionales de la arquitectura, la construcción y el urbanismo.
Esta política explica qué información tratamos, para qué la utilizamos, durante cuánto tiempo la conservamos y cómo puedes ejercer tus derechos.
1. Responsable del tratamiento
- Denominación social: LICENCIA INTELIGENCIA ARTIFICIAL, S.L.
- NIF: B05729785.
- Domicilio social: calle Balmes, 114, 08008 Barcelona, España.
- Correo electrónico: contacto@licencia.ai.
- Sitio web: https://licencia.ai.
En adelante, «Licencia.ai» o «nosotros».
Puedes dirigir cualquier consulta sobre privacidad o protección de datos a contacto@licencia.ai.
2. Ámbito de aplicación y funciones
Esta política se aplica a visitantes de nuestra web, personas inscritas en la lista de espera, usuarios, clientes, suscriptores de comunicaciones y personas de contacto de organizaciones con las que nos relacionamos.
Tratamientos como responsable
Licencia.ai actúa como responsable respecto de los datos utilizados para gestionar consultas, cuentas, relaciones comerciales, facturación, comunicaciones y seguridad de sus servicios.
Tratamientos por cuenta de los clientes
Cuando un cliente incorpora documentos o datos personales a la plataforma para sus propias finalidades, Licencia.ai actúa como encargado del tratamiento, siguiendo sus instrucciones y el acuerdo de encargo incorporado a las condiciones de contratación.
Si el cliente actúa por cuenta de otra entidad, deberá disponer de autorización para recurrir a Licencia.ai como subencargado.
La presente política no sustituye la información que cada cliente deba facilitar a las personas cuyos datos trata.
3. Datos que podemos tratar
Según tu relación con Licencia.ai y las funciones utilizadas, podemos tratar:
- Datos identificativos y de contacto: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono y datos incluidos en tus comunicaciones.
- Datos profesionales: organización, cargo, actividad y datos de contacto profesional.
- Datos de cuenta: identificador de usuario, información de autenticación, permisos, preferencias y estado de la suscripción.
- Datos contractuales y de facturación: plan contratado, datos fiscales, facturas, transacciones y estado de los pagos.
- Datos técnicos: dirección IP, navegador, dispositivo, fechas de acceso y registros necesarios para el funcionamiento y la seguridad.
- Datos de soporte: consultas, incidencias y comunicaciones con nuestro equipo.
- Contenido de la plataforma: instrucciones, documentos, información de proyectos, conversaciones y resultados que puedan contener datos personales.
No todos estos datos se recogen en cada interacción. Su tratamiento depende de los servicios solicitados.
4. Procedencia de los datos
La información puede proceder de:
- Los datos que facilitas al contactar, registrarte, contratar o utilizar la plataforma.
- La organización que te invita o administra tu acceso.
- Tu interacción con el servicio.
- Los proveedores que intervienen en operaciones solicitadas, como pagos o autenticación.
- Los documentos y consultas incorporados por los clientes.
- Las fuentes oficiales o públicas consultadas para atender una solicitud.
La disponibilidad pública de un dato no autoriza su utilización para cualquier finalidad. Cuando corresponda, facilitaremos la información exigible sobre datos obtenidos indirectamente.
5. Finalidades y bases jurídicas
5.1. Consultas, demostraciones y lista de espera
Utilizamos tus datos para responder, organizar demostraciones y gestionar la solicitud de acceso, incluidos los avisos necesarios sobre su disponibilidad.
La base jurídica es la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por ti o, en consultas generales, nuestro interés legítimo en atender comunicaciones relacionadas con la actividad.
La inscripción en la lista de espera no implica aceptar publicidad ajena a la solicitud.
5.2. Gestión de cuentas y prestación del servicio
Tratamos la información necesaria para crear la cuenta, identificar usuarios, gestionar permisos y prestar las funcionalidades contratadas.
La base jurídica es la ejecución del contrato cuando eres parte de él. Para usuarios de cuentas corporativas, se aplicará el interés legítimo en gestionar la relación profesional o nuestra actuación como encargados de la organización, según corresponda.
5.3. Contratación, pagos y facturación
Utilizamos los datos necesarios para administrar suscripciones, gestionar cobros y cumplir obligaciones fiscales y contables.
Las bases jurídicas son la ejecución contractual y el cumplimiento de obligaciones legales.
5.4. Soporte y comunicaciones operativas
Tratamos información para resolver incidencias y comunicar cuestiones necesarias sobre acceso, seguridad, facturación o cambios del servicio.
La base jurídica es la ejecución del contrato, el cumplimiento de obligaciones legales o el interés legítimo en asistir e informar a los usuarios autorizados.
El acceso a documentos para resolver incidencias se limitará a lo necesario y deberá respetar las instrucciones aplicables.
5.5. Seguridad y prevención de usos indebidos
Tratamos registros técnicos para detectar accesos no autorizados, investigar incidentes y proteger la plataforma.
La base jurídica es nuestro interés legítimo en proteger el servicio y a sus usuarios, así como las obligaciones legales de seguridad aplicables.
5.6. Comunicaciones comerciales
Enviamos comunicaciones comerciales cuando existe consentimiento o, respecto de clientes previos, cuando se cumplen los requisitos legales para informar sobre servicios propios similares a los contratados.
Podrás darte de baja gratuitamente mediante el mecanismo de cada comunicación o escribiendo a contacto@licencia.ai.
5.7. Funcionamiento y mejora del servicio
Podemos analizar datos técnicos y de uso para corregir errores y mejorar la experiencia.
La base jurídica será el interés legítimo cuando el análisis sea necesario y proporcionado. Las cookies y tecnologías no necesarias se utilizarán con consentimiento cuando sea exigible.
Esta finalidad no autoriza por sí sola a utilizar documentos o conversaciones identificables para entrenar modelos.
5.8. Obligaciones legales y reclamaciones
Tratamos los datos necesarios para responder a requerimientos, gestionar derechos y formular, ejercer o defender reclamaciones.
La base jurídica será la obligación legal o el interés legítimo en defender nuestros derechos, según el caso.
Puedes solicitar información sobre la ponderación de los intereses legítimos invocados.
6. Datos obligatorios y opcionales
Los campos señalados como obligatorios son necesarios para atender la solicitud o prestar el servicio.
Si no los facilitas, es posible que no podamos gestionar la operación correspondiente.
Los datos solicitados para finalidades opcionales son voluntarios. Rechazar publicidad no impide utilizar los servicios contratados.
7. Documentos, conversaciones e inteligencia artificial
Las funcionalidades de IA procesan las instrucciones y la información necesarias para generar respuestas, analizar documentos y elaborar borradores.
Este procesamiento puede implicar la intervención de proveedores tecnológicos que actúan por cuenta de Licencia.ai, conforme a los contratos e instrucciones aplicables.
El cliente deberá aportar únicamente información necesaria y disponer de legitimación para tratarla. Cuando sea viable, deberá anonimizar o seudonimizar los documentos.
Entrenamiento de modelos
Licencia.ai no utilizará documentos, consultas o resultados identificables de los clientes para entrenar modelos de propósito general, ni autorizará ese uso a sus proveedores, sin un acuerdo específico previo y una base jurídica válida.
Aceptar esta política no supone consentir ese entrenamiento.
Exactitud de los resultados
Los resultados de IA pueden contener datos inexactos o inferencias incorrectas. Deben revisarse antes de utilizarlos para adoptar decisiones o incorporarlos a documentación profesional.
Los derechos de protección de datos pueden ejercerse también respecto de información personal contenida en los resultados.
8. Categorías especiales y datos de terceros
La incorporación de datos de salud, discapacidad u otras categorías especialmente protegidas exige una habilitación jurídica específica y garantías adecuadas.
También deben observarse las condiciones legales particulares aplicables a datos relativos a condenas e infracciones penales.
El cliente no deberá incorporar estos datos si no son necesarios o si el servicio no ofrece las garantías requeridas.
La existencia de una suscripción no legitima por sí sola el tratamiento de datos de terceros.
9. Acceso y destinatarios
Podrán acceder a los datos, cuando sea necesario:
- Personal autorizado de Licencia.ai.
- Proveedores de alojamiento, almacenamiento, infraestructura y mantenimiento.
- Proveedores de inteligencia artificial.
- Proveedores de correo, soporte y gestión de relaciones con clientes.
- Proveedores de pagos y entidades financieras.
- Asesores profesionales.
- Autoridades y órganos judiciales cuando exista obligación u otra habilitación legal.
Los proveedores que actúen como encargados estarán sujetos a contratos de protección de datos, instrucciones y obligaciones de confidencialidad.
Los datos no se venderán a terceros ni se comunicarán para que estos realicen publicidad propia sin una base jurídica válida.
La información sobre los proveedores que acceden a los datos puede solicitarse en contacto@licencia.ai. La información y autorización de subencargados se facilitará conforme al acuerdo de encargo antes de que intervengan.
Cuentas de organización
Los administradores y usuarios de una organización podrán acceder a información según los permisos y espacios compartidos correspondientes.
Pertenecer a una organización no implica que todo el contenido deba ser visible para todos sus integrantes. El cliente deberá configurar y revisar los permisos.
10. Transferencias internacionales
La utilización de proveedores tecnológicos puede implicar transferencias o accesos desde fuera del Espacio Económico Europeo.
No se realizarán sin un mecanismo válido, como una decisión de adecuación o garantías apropiadas, incluidas cláusulas contractuales tipo y medidas complementarias cuando sean necesarias.
El alojamiento en Europa no excluye por sí solo accesos internacionales.
Cuando corresponda, facilitaremos información sobre las transferencias previstas y sus garantías antes de iniciar el tratamiento afectado. Puedes solicitar detalles y copia de las garantías en contacto@licencia.ai, con las limitaciones necesarias para proteger información confidencial.
11. Plazos de conservación
Aplicamos los siguientes plazos ordinarios:
Categoría | Plazo |
|---|---|
Consultas y solicitudes de demostración sin contratación | Hasta 12 meses desde la última interacción |
Lista de espera | Hasta el acceso, la retirada de la solicitud o 12 meses sin interacción; se avisará antes de su eliminación |
Datos de cuentas activas | Mientras se mantenga la cuenta y sean necesarios para el servicio |
Cuentas gratuitas inactivas | 12 meses desde el último acceso, con aviso al menos 30 días antes del cierre |
Comunicaciones de soporte | Hasta 24 meses desde el cierre de la incidencia |
Registros técnicos y de seguridad | Hasta 12 meses desde su generación, salvo incidentes que justifiquen conservación adicional |
Comunicaciones comerciales | Hasta retirar el consentimiento u oponerse; revisión tras 24 meses sin interacción |
Facturas y documentación contable | 6 años desde el último asiento correspondiente, sin perjuicio de obligaciones superiores |
Evidencias contractuales y de aceptación | Durante la relación y, ordinariamente, 5 años desde su finalización |
Evidencias mínimas de consentimientos y solicitudes de derechos | 3 años desde su retirada o resolución, con acceso restringido |
Documentos y conversaciones de los clientes
Se conservarán mientras se mantenga el servicio o hasta que el cliente solicite su eliminación, conforme al acuerdo de encargo.
Al finalizar el servicio, el cliente dispondrá de 30 días naturales para solicitar su devolución o exportación. Transcurrido ese plazo, el contenido se eliminará de los sistemas activos en un máximo de 30 días naturales adicionales.
Las solicitudes válidas de eliminación durante la vigencia del servicio se ejecutarán sin dilación indebida y, ordinariamente, dentro de 30 días naturales.
Las copias residuales de seguridad se eliminarán mediante su rotación en un máximo de 90 días naturales desde la eliminación en los sistemas activos. Durante ese período no se utilizarán para finalidades ordinarias.
Estas reglas se aplicarán sin perjuicio de las instrucciones específicas válidamente pactadas en el acuerdo de encargo.
Conservación excepcional
Una obligación legal, un procedimiento o una reclamación podrán exigir conservar determinada información durante más tiempo. La conservación adicional se limitará a los datos necesarios y al plazo aplicable.
Cuando proceda, los datos quedarán bloqueados para atender responsabilidades y se eliminarán una vez finalizados esos plazos.
La conservación de facturas o evidencias contractuales no justifica conservar íntegramente los expedientes de los clientes.
12. Seguridad y confidencialidad
Licencia.ai se compromete a aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, teniendo en cuenta la naturaleza de los datos y del servicio.
Estas medidas deben limitar el acceso a personas autorizadas, proteger las comunicaciones y el almacenamiento, gestionar permisos e incidentes y mantener procedimientos adecuados de recuperación y eliminación.
No se garantiza una seguridad absoluta. Las violaciones de seguridad se gestionarán y comunicarán a clientes, autoridades y personas afectadas cuando legalmente corresponda.
Los usuarios deberán proteger sus credenciales y comunicar cualquier acceso sospechoso.
13. Derechos y forma de ejercerlos
En los supuestos previstos legalmente puedes ejercer:
- Acceso: conocer si tratamos tus datos y obtener una copia e información.
- Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
- Supresión: solicitar su eliminación cuando proceda.
- Limitación: restringir determinados tratamientos.
- Oposición: oponerte por motivos relacionados con tu situación a tratamientos basados en interés legítimo.
- Portabilidad: recibir y transmitir determinados datos cuando se cumplan los requisitos legales.
- Retirada del consentimiento: retirarlo sin afectar a la licitud del tratamiento anterior.
- Garantías frente a decisiones automatizadas: solicitar las protecciones legalmente aplicables.
Puedes oponerte en cualquier momento a la mercadotecnia directa, incluidos los perfiles relacionados con ella.
Para ejercerlos, escribe a contacto@licencia.ai o a nuestro domicilio, indicando tu solicitud y los datos necesarios para localizar el tratamiento.
Solo solicitaremos información adicional para verificar tu identidad cuando existan dudas razonables. No exigiremos sistemáticamente una copia del documento de identidad.
Responderemos, con carácter general, en un mes. Si resulta necesario por la complejidad o el número de solicitudes, podremos ampliar el plazo otros dos meses, informándote dentro del primero.
El ejercicio es gratuito, salvo las excepciones legales para solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas.
Si la petición afecta a datos tratados por cuenta de un cliente, la trasladaremos al responsable y le prestaremos la asistencia correspondiente.
14. Reclamaciones
Puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos, a través de www.aepd.es, o ante la autoridad competente.
No es obligatorio contactar previamente con nosotros, aunque puedes hacerlo en contacto@licencia.ai.
15. Decisiones automatizadas y perfiles
La finalidad de las funciones generativas de Licencia.ai es prestar asistencia documental y profesional, no adoptar por sí solas decisiones con efectos jurídicos o similares significativos sobre personas.
Los clientes no deberán utilizar los resultados para esas decisiones sin evaluar su legitimidad e incorporar las garantías necesarias.
Si Licencia.ai introduce un tratamiento propio de esa naturaleza, facilitará previamente información sobre su base jurídica, lógica, consecuencias y garantías.
16. Menores
La contratación está dirigida a personas mayores de 18 años y a organizaciones.
Los documentos podrán contener datos de menores únicamente cuando su tratamiento sea necesario, jurídicamente válido y compatible con las garantías del servicio.
Si detectamos una cuenta creada por un menor incumpliendo estas condiciones, adoptaremos las medidas necesarias para verificar la situación y cerrar la cuenta cuando corresponda.
17. Cookies y servicios externos
Las cookies y tecnologías similares se describen en la Política de cookies. Cuando se requiera consentimiento, podrán aceptarse, rechazarse o configurarse mediante el mecanismo habilitado.
La mera navegación no constituye consentimiento para cookies no necesarias.
Los sitios externos enlazados tienen sus propias políticas. Las integraciones que impliquen comunicar datos deberán informarse según su funcionamiento.
18. Actualizaciones
Esta política podrá actualizarse para reflejar cambios del servicio o normativos.
Las modificaciones relevantes se comunicarán adecuadamente. Cuando una nueva finalidad requiera consentimiento u otra actuación previa, se realizará antes de comenzar el tratamiento.
Publicar una nueva versión no autoriza usos incompatibles de los datos recogidos anteriormente.
Para cualquier cuestión de privacidad: contacto@licencia.ai.